2.3 Die Raum-Endauswahl (für die Feier Nr.      )

Links zu Restaurants, Hotels und sonstige Locations  sind über
folgenden Link zu erklicken:  www.hochzeitslinks.de/saal.htm 

1) Wie lassen sich die Ergebnisse der vorherigen Kapitel für die endgültige Entscheidung nutzen?

Als Ergebnis Ihrer persönlichen Marktanalyse nach dem Muster der vorherigen Kapitel sollten Sie jetzt 
eine Rangliste derjenigen Räumlichkeiten besitzen, die Ihre Vorgaben am besten erfüllen. Die wichtigsten 
Daten für die Kontaktaufnahme können Sie in die folgenden Zeilen eintragen, falls Ihnen kein Ausdruck 
einer Computeranalyse vorliegt (dieser lässt sich hier abheften oder aufkleben!):

Saal 1: ____________________________________________________________________________


Saal 2: ____________________________________________________________________________


Saal 3: ____________________________________________________________________________

Die Zusage erhalten hat Saal Nr. _____                                       am  ______/______/________ .

Die Zusage wurde __  schriftlich __  mündlich bestätigt                 am  ______/______/________ .

2) Was sollte man vor der endgültigen Entscheidung noch beachten?

Bevor Sie nun jedoch in die Zeile "Raum" der "Gesamtübersicht der Organisationsaktivitäten" 
(Kapitel 1.3) ein großes "E" für "Entscheidung verbindlich getroffen" eintragen, sollten Sie sich vielleicht 
noch einmal kurz für die Gründe interessieren, die gelegentlich nachträglich zu Unstimmigkeiten oder 
zum Zwang einer Neuauswahl der Räumlichkeiten führen können:
a) Räumlichkeiten, die zu Vereinen etc. gehören, stehen diesen meist per Pachtvertrag für eine 
bestimmte Anzahl an Tagen pro Jahr für eigene Veranstaltungen zur Verfügung. Lassen Sie sich bei
dieser Art von Räumlichkeiten bestätigen, dass Sie mit Ihrer Zusage auch einen uneingeschränkten
Anspruch auf diesen Termin erhalten. Es hat Fälle gegeben, bei denen die Buchung 12 Monate im 
voraus erfolgte, kostspielige Einladungen verschickt wurden und der Veranstalter 6 Monate vor der 
Festlichkeit vom Wirt erfuhr, dass sein Verpächter den Raum an diesem Tag per Vorrechtsklausel
leider selbst in Anspruch nehmen wird.
b) Besitzt ein Saalbetrieb mehrere Räumlichkeiten, die sich für Festlichkeiten eignen, besteht natürlich
ein wirtschaftliches Interesse, diese Räumlichkeiten auch je Veranstaltung mit einer ausreichenden
Gästezahl zu belegen. Damit Sie im Falle einiger Absagen Ihrer Gäste nicht plötzlich in den kleineren
Raum "versetzt" werden, der Ihnen eventuell nicht so gut gefällt, sollten Sie klare Absprachen treffen,
an welchen Umsatz und welche Gästezahlen die Raumvergabe gebunden ist. Bedenken sollten Sie 
aber auch, dass eine Anpassung des Raumes an eine geänderte Gästezahl auch von Vorteil sein kann.
Sie müssten in diesem Fall Ihre Raumvorstellungen gegebenenfalls auch bei den Alternativräumen testen.
c) Es hat auch schon unterschiedliche Ansichten darüber gegeben, wann eine Buchungszusage denn
nun verbindlich gegeben worden ist. Dies hatte dann z.B. zur Konsequenz, dass derjenige, der nur 
mündlich mit "wenn ich aus dem Urlaub zurückkomme, machen wir alles klar!" zugesagt hatte,
sich nach dem Urlaub plötzlich einer schriftlichen Eintragung eines anderen Veranstalters geschlagen
geben mußte. Bei einer leicht verärgerten kritischen Nachfrage stellte sich dann heraus, dass 
Ansprechpartner A, mit dem die mündliche Absprache erfolgte, kurz darauf selbst in den Urlaub ging
und die Raumvergabe von Ansprechpartner B weitergeführt wurde, der wiederum nichts von der 
Reservierung bei Ansprechpartner A wusste und so in gutem Glauben den Raum für den betreffenden
Termin leider verbindlich an andere Interessenten vergab. Man merke sich: Vertrauen ist gut, bei 
wichtigen Entscheidungen ist die Schriftform jedoch oft die bessere!
d) Sie haben es gemerkt, eben wurde es etwas kompliziert. Ähnliche Verwirrungen können auch bei
anderen Organisationsabsprachen mit der Gastronomie auftreten, wenn Sie z.B. das erste Gespräch
mit dem Inhaber, das zweite Gespräch mit dem Veranstaltungsleiter und das dritte Gespräch mit der
Sekretärin des Veranstaltungsleiters führen. Der vierte im Bunde, nämlich der arme Bankettleiter,
der Sie während der Feier verantwortlich betreut (und den Sie vielleicht bei dieser Gelegenheit erst 
kennenlernen), darf dann versuchen, den von 3 Handschriften bis auf den letzten Quadratmillimeter 
vollgeschriebenen DIN A 4 - Absprachebogen bis in alle Einzelheiten richtig zu interpretieren. 
Was Sie nur mündlich abgesprochen haben, kann er nicht wissen. Und schnell mal nachfragen kann
er auch nicht, weil die anderen 3 Beteiligten schon im wohlverdienten Wochenende sind.
Als Konsequenz daraus sollten Sie sich bei Ihren Absprachen möglichst nur an einen Ansprechpartner
halten. Ihr persönliches Erscheinen sollten Sie auch vorher anmelden, damit Sie nicht warten müssen
oder nur kurz "abgefertigt" werden können.
e) Es kommt auch gelegentlich vor, dass der von Ihnen ausgewählte Raum zum Zeitpunkt Ihrer 
Festlichkeit einen neuen oder gar keinen Betreiber mehr hat. Für den Fall des Betreiberwechsels
müssen Sie sich fragen, ob Sie auch dem neuen Betreiber Ihr Vertrauen schenken möchten. 
Im zweiten Fall haben Sie keine andere Wahl, als sich unverzüglich nach Ersatz umzuschauen. 
Die einzige Chance, die Gefahr einer plötzlichen Betriebsaufgabe (z.B. durch Konkurs) rechtzeitig
zu erkennen, besteht darin, die Augen und Ohren offenzuhalten für das, "was man über den 
betreffenden Raum so erzählt".

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